Vi har nu kommit till del tre i vår serie kring hållbart förändringsarbete.
Om ni missat tidigare inlägg så länkar jag som vanligt längst ner till de föregående inläggen om detta.
Denna gång går jag igenom steg 5-8 av de tio stegen. Dessa steg är ett resultat av det arbete som gjorts utifrån tidigare beslut om målet, eller målen, ni önskar uppnå. Vi kommer alltså inte fördjupa oss i arbetet eller metodiken i själva arbetsströmmarna, utan fokusera på de steg som håller ihop processen för att hitta rätt hela vägen fram.
Så vid det här laget har ni genomfört det förberedande arbetet och ska nu utvärdera och ta beslut om vilken väg ni ska gå och hur ni tar er dit.
1. Varför
2. Samsyn
3. Mål
4. Styrning
5. Analys
6. Slutsats
7. Beslut
8. Plan
9. Implementation
10. Uppföljning & måltal
Analys
Är egentligen inte konstigare än vad namnet säger, d.v.s. att ni nu behöver analysera det material ni tagit fram under arbetets. Så när tillräcklig med information har inhämtats färdigställs en analys av detsamma.
En analys behöver inte vara särskilt komplicerad utan innebär i grunden att man sammanställer informationen som inhämtats, eller arbetet som utförts, för att se om den ligger i linje med vad som förväntats och som låg inom uppdraget. Men lika viktigt är det att titta på avvikelser samt om arbetet visat på nya problemställningar eller för den delen möjliga lösningar..
Slutsats & Beslut
Analys leder därför till en slutsats, eller en rekommendation, för Styrgruppen att ta ställning kring. Slutsatsen innehåller det väsentliga i analysen och tydliga punkter för beslut.
I det fall arbetsströmmen inte redan innehåll en lösning, såsom att ta in en ny programvara eller utveckling av befintliga system, är det superviktigt att ett "hur" ingår i slutsatsen! T.ex. hur ska en ny process se ut för att ta oss till målet?
I det fall arbete kommit fram till att målbilden av någon anledning inte går att uppnå eller om andra utmaningar uppdagats så behöver detta tydligt framgå så att Styrgruppen ges möjlighet att utvärdera och eventuellt revidera saken. Det kan innebära att tidigare beslut förändras, men normalt ska detta inte behöva ske då man redan under arbetets gång ska ha levererat denna information som en del av Styrningen (punkt 4.).
Om allt gått som planerat har Styrgruppen nu alltså tillräckligt med underlag för att ta beslut om att fortsätta processen genom att nya eller föreslagna lösningar kan ta er mot målet.
Plan
När Styrgruppen nu beslutat att gå vidare behöver en tids- & handlingsplan tas fram, uppbyggd av olika aktiviteter att genomföras. Antingen parallellt eller i faser.
Dessa aktiviteter skall tillsammans leda fram till de olika mål eller delmål man vill se uppnås. Liksom för styrningen behöver man även här ta i när det gäller tid för att genomföra aktiviteten. Vardagen tenderar att komma emellan så räkna med fem gånger den faktiska tiden det tar att utföra uppgiften eller aktiviteten.
Det var allt för denna gång och som ni säkert känner själva var detta inte särskilt komplicerat eller betungande. Poängen är som alltid att belysa vikten av att inkludera nödvändiga hållplatser i er resa framåt för att säkerställa att inget lämnas till slumpen, och att ni kommer fram till rätt ställe och på det sätt ni siktat på.
Nästa gång blir det slutsträckan och den sista delen i denna serie, där jag kommer att slå ett extra stort slag för punkt nummer tio, som många gånger avgör om det blir succé eller fiasko.
Tills vidare..
Tidigare inlägg i serien:
