Välkommen till del två av vår serie kring hållbart förändringsarbete.
Längst ned länkar jag till de två föregående inläggen om detta, för er som vill ta del av det från början.
I detta inlägg ska jag gå igenom steg tre och fyra i ordningen nedan, dvs. Mål och Styrning. Dessa utgör självklart grunden till vad man önskar åstadkomma eller uppnå, men också hur man säkerställer en process som ger förutsättningar för att lyckas med processen hela vägen in i mål. Låt mig dock vara övertydlig och poängtera att samtliga steg är nödvändiga nycklar för att nå hållbar förändring! Att hoppa över något kommer med största sannolikhet försämra era chanser att uppnå resultat.
1. Varför
2. Samsyn
3. Mål
4. Styrning
5. Analys
6. Slutsats
7. Beslut
8. Plan
9. Implementation
10. Uppföljning & måltal
Mål
Så vad innebär det att sätta ett mål och vad ska man tänka på? Det beror delvis på hur stor förändringen är och om ni behöver fundera på att bryta upp det i delmål, som summeras i det övergripande ni önskar uppnå. I era tidigare samtal har ni kommit överens om vad och varför och nu behöver detta alltså översättas till en ”slutprodukt”.
Fundera då ordentligt på om allt ni vill åstadkomma kan lösas genom att uppnå endast en sak, eller om det snarare är så att flera delmål krävs för att binda samman hela förändringen.
Det viktiga med detta steg är annars att fundera, samt besluta, hur ni ska kunna mäta om ni lyckats eller inte. Om ni inte säkerställer det redan nu riskerar ni att ha genomfört en massa arbete som ni sedan inte kan följa upp, och därmed riskerar ni att urvattna resultatet av er insats. Det enklaste sättet är helt enkelt att utgå ifrån metoden ”SMART”. SMART är en akronym för de fem grundpelarna som beskriver hur ett mål ska formuleras och om man kan definiera dessa fem punkter i sin målformulering kommer man, på ett mer effektivt sätt, kunna uppnå sina mål. De fem grundpelarna står för; Specifikt, Mätbart, Accepterat, Realistiskt och Tidsatt.
Att arbeta med SMARTa mål knyter också samman de två första stegen i förändringsprocessen på ett väldigt bra sätt. Men adderar även värden såsom det realistiska i målet samt att tidsätta det på ett rimligt sätt. Oavsett hur ni tar er fram till ert mål får ni inte glömma hur ni kan följa upp det och när ni planerar att vara där.
Dock vill jag återigen slå ett slag för att orka bryta ned målet i flera delmål, för att ge en bättre dynamik och tydlighet i vad ni vill åstadkomma med förändringen.
Styrning
Styrning av uppdraget beror givetvis på dess karaktär men vid en signifikant förändring eller ett projekt så utses normalt en arbetsgrupp där en tydlig struktur och ansvarsfördelning beslutas. Information inhämtas sedan under uppdragets gång och framfart samt avvikelser dokumenteras löpande, i de eventuella arbetsströmmarna och till den styrgrupp som helt eller delvis beslutat om uppdraget/förändringen.
Det man ska undvika är att arbetsgrupp och styrgrupp är samma resurser. D.v.s. uppdragsgivare och beslutstagare bör inte vara desamma som dem som driver arbetet framåt. Detta dels för att fördela arbete och engagemang över fler inom organisationen samt säkerställa rätt kompetens för uppgiften. Men lika mycket för att inte ”lägga orden i munnen” på styrgruppen genom att processägarna också ska besluta och tycka till om sin egen progress.
En bra styrning kan sammanfattas genom att säkerställa dessa fem saker:
1. Att rätt kompetens får driva frågan framåt.
2. Att nödvändiga resurser samt mandat tillhandahålls processägaren.
3. Att gemensam mall för att rapportera framfart och avvikelser tas fram.
4. Att en tydlig tidsplan för de olika aktiviteterna samt redovisning överenskommes.
5. Att styrgruppen tar ansvar och fokuserar på sin roll genom hela processen.
Ett sista tips gällande styrning.. Tänk på att en aktivitet ofta tar ca. fem gånger så lång tid att bli klar som den tar att faktiskt genomföra! Dvs. en uppgift som kan genomföras på en dag kommer ta en vecka att leverera. Detta då det dagliga livet kommer emellan och stjäl tid från processen, vara sig man vill eller inte. Så se till att ni har ordentligt med luft i tidsplanen så att ni är redo för nästa steg när det kommer och ger er större chans att hålla er tidsplan.
Detta sammanfattade några korta tankar kring Mål och Styrning. Visst kräver förändring visst arbete men gör man det bara strukturerat från början så kommer det både bli effektivt och mycket enklare än om alla springer på samma boll och utan taktik.
Tills vidare..
Tidigare inlägg i serien:
